三川中学校同窓会　開催の案内状　送付

以前にも記事として書いたことがありますが

こちらです　👉　【三川中学校同窓会の打ち合わせ】

仕事の合間の時間を使っては日々　今年開催する同窓会の準備をしています

前回の打ち合わせ内容を整理した「議事録」

住所変更者の情報を反映させた新しい「住所録」

同窓生へ送る　開催の案内状　兼　出欠確認　の「往復ハガキ」

恩師へ送る　開催の案内　の「ハガキ」

それぞれについて　下書き段階において

内容確認や文面の構成などを幹事内で共有し承認を得ていたので　あとは印刷・発送だけの状態

そして本日　現場仕事を終えてから　郵便局でハガキを購入

39枚　＋　1枚　すぐに印刷開始

確認後　往復ハガキを折り曲げて　すぐに郵便局窓口へ

閉まるギリギリで間に合いました

そしてすぐに　幹事全員へ　発送完了の報告

今後は　出欠の返信を待ちます　が

併せて　当日配布する「しおり」の作成を進めていきます

しおりは　「名簿」・返信ハガキに記載してもらった近況報告などの「メッセージ」

過去の開催時の「写真」・初回開催からの開催日や場所などを記載した「あしあと」

最後に幹事一同からの「あとがき」　といった内容です

これらの下書きが完成すると　幹事内確認・承認を経て　印刷・製本

この間　返信ハガキが手元へ届いてきます

名簿に「出席者」・「出席＆宿泊者」・「欠席者」を反映させ

最終予約日までに取りまとめます

ここまでがスムーズにいけば良いのですが

そもそも住所が変更しているけど　事務局側で把握していなかった場合

案内状が戻ってきます

今回の場合は　事前に５名分は変更を把握していたので　この「戻り」は少ないとは思いますが

また返信期日までに送ってくれない人　まれにいます

この場合は　幹事で分担して電話連絡で確認することになりますね　

事務局って　準備から始まり　開催当日までが　結構忙しいんですよ

逆に　当日はみんなの様子をカメラに収めるほかは仕事は無いので

「ひたすら昔話をしながら飲み続ける」ので楽しいですよ

その日があるので　事前の準備も苦にはなりません